Как выбрать агентство по организации праздников

Как правильно выбрать event-агентство и не пожалеть

На рынке множество предложений, поэтому необходим подробный гайд по выбору event-агентства. Даже если вы уже работали с каким-либо подрядчиком, иногда нужна «свежая кровь» и новые креативные идеи.

Бриф на проведение корпоративного мероприятия готов. И перед вами стоит новый вопрос — как выбрать подходящее агентство или отобрать участников для внутреннего тендера?

На рынке множество предложений, поэтому необходим подробный гайд по выбору event-агентства. Даже если вы уже работали с каким-либо подрядчиком, иногда нужна «свежая кровь» и новые креативные идеи. В этой статье мы разобрались, как выбрать агентство, которое организует мероприятие с учетом ваших целей и в рамках бюджета.

Главные критерии выбора

1. Профессионализм и опыт

Сколько лет агентство на рынке? Какие проекты реализованы? Какие компании в списке клиентов? С какими поставщиками работает компания? Насколько компетентны сотрудники? Лучше, если в портфолио агентства есть проекты того же формата, который нужен и вам.

2. Репутация

Правильное event-агентство рекомендуют клиенты и эксперты отрасли. Играет роль членство в ассоциациях, таких как НАОМ — Национальная ассоциация организаторов мероприятий. В нее входят профессиональные агентства с репутацией и опытом работы.

Существуют рейтинги, которые публикуются в отраслевых СМИ, профессиональные награды и отраслевые премии. Рейтинги в event-индустрии не показательны, так как сложно объективно оценить и сравнить успешность агентств и эффективность реализованных ими проектов. Кроме этого, в некоторых случаях место в рейтинге или номинация на премию проплачиваются самим агентством.

Надежнее всего опираться на общий опыт работы, успешные проекты в портфолио, рекомендательные письма и другие показатели репутации.

3. Комфорт коммуникации и сервис

Вам вовремя отвечают на письма, вежливо общаются, прислушиваются к вашим потребностям. Не только готовы ответить на ваши вопросы, но и сами их задают, проявляют инициативу и интересуются проектом.

В хорошем агентстве для каждого мероприятия назначают менеджера проекта — персонального куратора, который будет заниматься всеми вопросами. Согласитесь, неудобно, если вам нужно по вопросу транспорта обращаться к Васе, кейтеринг обсуждать с Леной, а оформление — с Дашей. Намного проще, если вы обращаетесь к одному человеку, который в курсе всех событий.

4. Предоставление услуг «под ключ»

Event-агентство готово взять на себя организацию праздника в комплексе. Вы избавляетесь от лишних забот — это и есть главная цель любого клиента, обращающегося за помощью с организацией мероприятия. Идеальная ситуация, когда вы получаете готовый праздник в соответствии с концепцией, а проблемы остаются за кадром — подрядчик решает их самостоятельно.

Заранее выясняйте, берет ли агентство на себя рутинные задачи, или вы будете вовлечены в процесс, а подрядчик ответственен только за шоу-программу или банкет.

5. Гибкое ценообразование

Агентство выражает готовность оптимизировать затраты, предлагая разные решения под бюджет клиента.

6. Автономность

Какие услуги агентство оказывает без привлечения подрядчиков? Если обращается к подрядчикам — насколько они надежны и есть ли о них информация?

Нужные сотрудники в штате агентства — меньше риск форс-мажорных ситуаций. Но можно доверить мероприятие и компании с надежными партнерами. А вот если неизвестно, кому агентство поручает важные задачи — есть риск, что ваш праздник пострадает от невыполнения обязательств сторонними подрядчиками.

7. Активы агентства

Обратите внимание на ресурсы агентства и дополнительные услуги. Например, если у него собственный автопарк, то расходы на транспорт для вас будут меньше, чем если агентство заказывает трансфер у сторонней компании. Это касается и услуг видеомонтажа, аренды реквизита и всего остального.

Это основные критерии выбора, лучше учитывать их все. Теперь осталось подобрать конкретные агентства. Если вы устраиваете внутренний тендер, то лучше остановиться на 3-4 претендентах, чтобы не усложнять себе задачу. С каждым кандидатом желательно встретиться и обсудить подробности проекта лично.

Определяем тип агентства

При выборе типа агентства ориентируйтесь на цели корпоративного мероприятия и собственные возможности.

Первый вопрос, который встает перед организатором мероприятия — обратиться в крупное или небольшое агентство, узкоспециализированное или общего профиля. Разберем плюсы и минусы каждого варианта.

Крупные event-агентства

Логичный выбор для крупных компаний. В таких агентствах организационный процесс поставлен на поток, разработаны каталоги концепций и имеются ресурсы для крупных проектов или серии мероприятий. Но большие агентства работают с большими бюджетами, с маленькими праздниками к ним обращаться не стоит — им неинтересны такие задачи, и в большинстве случаев они откажутся от работы.

Небольшие event-агентства

Отличаются более человеческим подходом, чаще готовят концепции точечно под каждого клиента. Здесь вы сможете проявлять инициативу, участвовать в разработке, контролировать каждую деталь. Но сроки сдачи проекта могут сдвигаться, времени на подготовку праздника потребуется больше, а организовать масштабное мероприятие сможет не каждое маленькое агентство.

Узкоспециализированные event-агентства

Отличаются четким позиционированием, например, занимаются только тренингами или тимбилдингами. Если знаете, какой формат мероприятия вам нужен — есть смысл выбрать такое агентство. В случае, когда вы не определились или нужно сочетать разные форматы — лучше остановиться на агентстве общего профиля.

Изучаем «лицо» агентства

У большинства агентств есть сайт и страницы в социальный сетях. Желательно, чтобы там была необходимая информация.

1. Портфолио

Качественное портфолио — основной критерий выбора. Хорошо, если к каждому проекту есть подробное описание: как проходила организация, какие цели стояли у клиента и как удалось их достичь.

Иногда агентство косвенно участвовало в проекте, но разместило его в портфолио, как будто реализовало полностью. Уточняйте подробности, задавайте представителю агентства вопросы о мероприятии, если в портфеле нет полной информации.

Стоит обратить внимание на участие в международных событиях, крупные ивенты и другие яркие моменты работы агентства. Однако нужно учитывать, что есть узкоспециализированные небольшие агентства без опыта масштабных проектов, но сильные в своей нише.

2. Отзывы и благодарности

Отзывы сейчас есть на всех сайтах, они покупаются и подделываются. Хорошим знаком будут рекомендательные или благодарственные письма с печатью организации. Их сложнее подделать и всегда можно проверить — связаться с прошлыми клиентами и уточнить, насколько они довольны сотрудничеством.

«Поймай меня, если сможешь»

3. Клиенты

При наличии серьезных рекомендаций у агентства не должно быть недостатка в солидных клиентах.

Присутствие известных логотипов на сайте или презентации не гарантирует, что агентство работало с этими компаниями. Поэтому проверяйте информацию. Посмотрите портфолио за последние два года — если в нем отсутствуют проекты для серьезных клиентов, значит крупные заказчики избегают этого агентства.

4. Сотрудники и партнеры

Информация о сотрудниках и партнерах важна для понимания уровня подрядчика. От профессионализма сотрудников зависит качество организации мероприятия. Хорошо, если на сайте указано образование и опыт работы event-менеджеров, креативщиков и других сотрудников.

Если в портфолио агентства написано, что оно проводит по 30 праздников в месяц, а в штате два менеджера — вы столкнулись с посредниками. Нужно изучить список партнеров агентства, чтобы снизить риски.

Читайте так же:  Как выбрать доставку пенсии

Обширные профессиональные контакты покажут, что агентство быстро решит любую проблему. Например, сможет пригласить другого артиста вместо заболевшего или сменить ресторан в случае форс-мажора.

Начинаем общение

На первом этапе общения вы предоставляете детально заполненный бриф, а агентство должно правильно отреагировать на запрос.

Обращайте внимание на скорость ответа на письма, стремление агентства работать над проектом, компетентность в общении. Не бойтесь задавать неудобные вопросы и смотрите, как реагирует представитель агентства.

Клиентоориентированность

Уже во время первого контакта вы можете почувствовать, кто лучше вас понимает, с кем комфортнее взаимодействовать. Важна клиентоориентированность, понимание целей, желание задавать вопросы и разобраться в индустрии, чтобы организовать мероприятие, работающее на имидж вашей компании.

Компетентность

Представители агентства понимают цели, которых нужно достичь с помощью корпоративного мероприятия, и предлагают эффективные инструменты с учетом задач и бюджета.

Компетентные специалисты не боятся защищать свою точку зрения, подкрепляют доводы опытом. Они не давят на вас, но предлагают альтернативные решения в случае, если видят ошибку.

Адекватность

Агентства-звезды, которые не хотят слышать клиента; формалисты со стандартным подходом к каждой задаче; исполнители, которые не проявляют инициативу — вряд ли организуют по-настоящему хороший праздник.

Проводим тендер

Тендеры бывают государственные и коммерческие, открытые и закрытые. В одних случаях тендер размещается на сайте или специальной площадке, а агентства сами отправляют отклики. В других случаях вы сами ищете подрядчиков и рассылаете брифы.

Тендеры проводят при наличии нескольких сильных претендентов. Как правило, в них участвуют от 3 до 10 агентств. Процесс отбора можно разделить на три этапа:

  1. Попросите event-агентства сделать подборку проектов из портфолио. Тех, которые похожи на то, что вам нужно. И тех, которыми агентство гордится. Так вы оцените компетентность и желание работать.
  2. Выбранным агентствам предложите разработать концепцию мероприятия с аргументацией эффективности. Не требуйте слишком многого, не просите несколько концепций — на подготовку уйдет много ресурсов, в итоге хорошие агентства откажутся участвовать в тендере. Смотрите на индивидуальность предложения — было ли оно разработано под вашу компанию или скорее напоминает стандартный шаблон.
  3. Отберите 2-3 агентства, которые должны будут разработать подробный сценарий со сметой мероприятия. Из них вы выберете одного победителя, который организует праздник.

Пора сделать выбор

Тендерные предложения оценивают по креативности концепции и соответствию целям и бюджету компании.

Подводим итоги

Контролируйте выбор агентства, если в нем участвуют сотрудники из отдела закупок. Человеческий фактор никто не отменял — менеджеры могут выбрать не лучшее агентство, а которое симпатично им или заплатило откат.

В первую очередь оценивайте предложенные концепции, а не конечную цифру бюджета. Важно, как агентство оформило предложение. Часто сразу понятно, сколько времени и сил потрачено на разработку. Презентация «на коленке» многое говорит о подходе подрядчика к работе.

Внимательно читайте бюджетную смету. Иногда низкая цена вызвана тем, что учтены не все статьи расходов. Задавайте вопросы относительно каждого пункта, который кажется вам слишком дорогим или слишком дешевым.

Внутренний тендер не должен быть нацелен на выбор самого бюджетного предложения или минимальной цены за услуги. На это есть две причины:

  • Минимальные комиссии или минимальные бюджеты часто предлагают начинающие агентства. Подумайте, насколько для вас приемлемо работать с новичками.
  • Агентство с низкими ценами может отличаться формальным подходом к работе или быть подрядчиком, подбирающим исполнителей в момент реализации концепта. Это отрицательно скажется на результате.
  • На финальном этапе стоит встретиться с претендентами на победу. Личная встреча дает возможность получить дополнительную информацию о компетенции представителей агентства и убедиться, что вам будет приятно работать вместе.

    Выводы

    Итак, выбор агентства чаще всего проходит в три этапа:

  • Изучаем и составляем список агентств, которым отправим бриф.
  • Выбираем лучших претендентов из ответивших на запрос, по предложенным концепциям и другим критериям, которые описаны выше.
  • Выбираем победителя, которому доверим организацию мероприятия.
  • В следующей статье поговорим о концепциях мероприятия: как выбрать лучшую идею и удивить гостей.

    Как выбрать агентство по организации праздников?

    Сегодня услуги по организации праздников — юбилеев, детских мероприятий, корпоративов, свадеб и т.д. в Москве предлагают более тысячи фирм зарегистрированных официально и бесчисленное множество фирм-однодневок. Именно они и наносят серьезный вред имиджу профессиональных еvent-компаний, появляясь в преддверии крупного праздничного сезона, например, Нового года. Едва оказавшись на пике сезона, подобные компании задаются единственной целью — собрать как можно больше денег. Понятно, что качество организуемых праздников очень низкое, а в отдельных случаях «массовики-затейники» вообще исчезают с деньгами заказчиков.

    Специалисты прогнозируют – «…скоро на рынке произойдут качественные изменения». «Скоро» относительное понятие. А Вам, допустим, предстоит организация детского праздника на этой неделе! О том, как подстраховаться от недобросовестных «фирм» и выбрать хорошее агентство расскажем в этой статье.

    Загадочное слово «еvent»

    С английского оно переводится как «явление, событие, происшествие». Где-то с середины 90-х гг. в Москве «пионеры» еvent-фирмы начали позиционировать себя на этом поприще в качестве квалифицированных специалистов. Организаторы праздников для населения г. Москвы – тогда еще диковинная новинка, ибо до этого времени практически все (коммерческие, государственные) структуры справлялись с праздничными заботами самостоятельно. К 2000 году количество event-компаний значительно увеличилось и продолжает до сих пор расти в геометрической прогрессии.

    Вам когда-нибудь приходилось заниматься подготовкой торжества? Ответ положительный? Значит наверняка Вы помните, что его организация была хоть и увлекательным, но весьма хлопотным делом (недаром event-агентства запрашивают иногда весьма солидные суммы за организацию праздника!). Поэтому в этот раз Вы уже задумали привлечь профессионалов. Достаточно набрать в поисковой системе искомую фразу, например, организация Нового года, и перед Вашим взором предстанет неимоверное количество сайтов!

    Итак, стремясь привлечь клиентов многие из агентств, позиционируют себя как многопрофильные еvent-компании и буквально берутся за любой заказ! От детских праздников, корпоративного банкета, организации Нового года, пикника до конференций, презентаций или форумов. Если заняться сравнительным мониторингом цен агентств, предлагающих те или иные праздничные услуги, можно обнаружить огромный ценовой «разброс», который свидетельствует о незрелости столичного рынка еvent-рынка в целом. Необоснованное завышение стоимости услуги (база подрядчиков практически у многих агентств одинакова) говорит чаще о желании агентства сорвать «большой куш», нежели о качестве. Выбирая агентство сравните цены (либо попросите прислать смету) сразу нескольких еvent-фирм и поинтересуйтесь чем конкретно они обоснованы.

    Не жалея времени «полистайте» страницы сайта агентства, кандидатуру которого Вы выделили из многих. Во-первых, обратите внимание на комплекс услуг и как они представлены там.

    Есть желание увидеть нечто оригинальное на детском празднике? Позиция будет радовать глаз на главной странице сайта во всей выгодной красе и разнообразии! Например, «Мастерская сказок» в основном специализируется на организации детских праздников. Мы создаем авторские проекты для детей (информация об интерактивных спектаклях расположена на центральной странице) и стремимся увеличить количество услуг за счет новых эксклюзивных проектов, избегая традиционного «праздничного набора» исполнителей.

    Читайте так же:  Как выбрать технический фен для дома

    Во-вторых, прежде чем доверить праздник определенной фирме обратите внимание на подборку фото-иллюстраций. Как они выглядят? Это качественные студийные фотографии, которые вполне могут быть элементом event-искусства, либо фото-миниатюрки? Их невозможно даже увеличить, чтобы внимательно рассмотреть. Заметьте – одни и те же миниатюрки дублируются на сайтах сомнительных агентств.

    В третьих профессиональные event-агентства публикуют фото или видеоотчеты некоторых прошедших мероприятий. Такие «отчеты» невозможно подделать или «добыть» в «бескрайних просторах» интернета.

    Поинтересуйтесь архивными видеозаписями проведенных праздников!

    «Сарафанное радио»

    Наверняка не будет проблемы выбора агентства, если его порекомендует близкое, доверенное лицо.

    …Возможно, Вы пришли на детский праздник с малышом, и Вам так понравилась программа, что теперь не только пригласите фирму организовывать Вам мероприятие, но посоветуете друзьям, так же теряющихся в изобилии предложений интернета. В подтверждении своих слов демонстрируете им фото или видеоматериал события.

    Это — «сарафанное радио»! Не даром еvent-агентства утверждают в один голос – нет лучше способа привлечения клиентов. Отлично зарекомендовав себя один раз, агентство наверняка постарается вновь оправдать ожидания заказчиков (еще и со скидкой!).

    Event-агентство, как выбрать

    Event-агентство. Как не попасться на крючок

    псевдо-профессионала?

    О правилах выбора event-агентства рассказывает команда Event №1

    Желание организовать праздник самостоятельно похвально, но разбивается о скалы реальности при первых же намёках на проблемы. А они будут. Ведь одной идеи и энтузиазма не хватит для завершения масштабного проекта. Нужен опыт, креативный вкус и набитая практикой рука. За безупречным праздником отправляются к профи, event-агентству. Но как найти event -акулу среди мелкой рыбёшки? Делимся своими наблюдениями.

    О чём расскажет портфолио event-агентства?

    Отсеять неподходящих претендентов можно ещё до личной встречи, помогут соцсети и сайт агентства. Особенно удобен Instagram , помогающий выстроить целостную картину. На сайте присмотритесь к «миссии», ценностям и общей идее агентства, а потом отправляйтесь прямиком в портфолио.

    Чем больше разноплановых проектов, тем легче отследить «почерк» и понять «уровень полёта идей».

    Срок работы, известность и репутация также важны. А если в архиве есть награды, то можно смело вносить агентство в свой шорт-лист. Как правило, в процессе поиска отбирают до десяти претендентов, после чего обзванивают и общаются по телефону. От вежливости и внимательности менеджеров зависит вероятность личной встречи. Помните, вы ищете команду для воплощения своей мечты. Так что спешка ни к чему.

    Как отличить профи от самозванца?

    Не каждая компания с приставкой event готова предложить высокий уровень сервиса. Зачастую можно получить нечто вроде детского утренника, когда предполагалась вечеринка Hi-End класса. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, обратите внимание как держаться представители агентства.

    Профессионал ответит на все вопросы, а если нужно, расскажет о представленных работах в портфолио. В процессе общения он предложит возможные варианты по организации торжества и лучшие решения. Уже на этом этапе можно понять об уровне полёта многое. Например, если у эксперта большой опыт, идеи будут на разряд креативнее банальных сценариев ДК.

    Следующий этап — сочетаемость вкусов.

    Профессионал не просто выдаёт пакет идей, он слышит и понимает.

    Если этого нет, и организатор с упоением рассказывает о модности винтажного стиля (хотя вы его на дух не переносите), бегите от этого горе-эксперта. Нужно полное взаимопонимание, на кону ваш день и ваши эмоции.

    7 причин доверить организацию event -агентству!

    • Отличное знание всех подрядчиков. Вам предложат топовых декораторов, ведущих, сценаристов и других мастеров, кто так или иначе необходим для воплощения идеи, и качество их работы гарантировано будет высоким.
    • Разработка оригинальной концепции. С учётом малейших пожеланий создаётся уникальная история, которая расскажет гостям о вас и увлечениях.
    • Грамотная подача мероприятия. Подбор режиссёра и светорежиссёра для полного раскрытия замысла без эффекта театральщины.
    • Перфекционизм во всём. Авторитетное агентство добивается высокого качества работы подрядчиков, что в результате даёт плоды в виде безупречной организации.
    • Отлаженные бизнес-процессы. Вы всегда в курсе происходящего и получаете отчёты о продвижении подготовки. Всё под контролем.
    • Чёткий план. В день мероприятия участники играют строго отведённые роли, которые заранее отрепетированы и продуманы. Никакой суеты, всё точно и слаженно.
    • Вы наслаждаетесь праздником и получаете удовольствие от участия в процессе реализации своей мечты или идеи.

    Всё просто ровно настолько, насколько сложно. Самое время отвлечься от длинных текстов и посмотреть на фото с наших последних проектов.

    Event №1 — это праздник, а праздник для нас — это жизнь.

    Как выбрать event-агентство для организации корпоративного праздника

    Иллюзия первая: event-агентство, победившее в тендере, где главным критерием была самая низкая цена за услуги и еще минимальный бюджет, будет стараться вникнуть в особенности корпоративной культуры вашей компании и стараться устроить яркое мероприятие.

    Минимальную комиссию за услуги и минимальный бюджет мероприятия предлагают либо начинающие агентства, либо ориентированные на формальное исполнение услуг, при этом, как правило, не имеющие в штате опытных специалистов.

    Иллюзия вторая: event-агентство будет мощно креативить и с воодушевлением готовить событие, если победило в тендере с отсрочкой платежа (по постоплате), да еще со 100% постоплатой.

    Агентство, вынужденное платить подрядчикам из своих средств, с большой долей вероятности будет искать варианты подешевле и подспудно бояться, что оплата не поступит. На результате это неминуемо скажется.

    Иллюзия третья: проводя разовый тендер под каждое отдельное мероприятие, можно получить лучшее event-агентство, способное сходу вникнуть во все тонкости коллектива вашей компании и сразу устроить такое мероприятие, которое мотивирует сотрудников на ударный труд.

    Как говорится, старый друг — лучше новых двух, потому что опытнее и уже знает специфику вашей компании и ваших праздников.

    Иллюзия четвертая: менеджеры отдела закупок вашей компании проведут максимально прозрачный тендер и выберут наилучшее event-агентство, а не то, с которым договорились об откате в их пользу или просто симпатичное им по тем или иным качествам.
    Человеческий фактор еще никто не отменял — контролируйте.

    Как правильно выбрать event-агентство?

    Все, кто когда-либо сталкивался с необходимостью подготовки или организации праздничной вечеринки, вставал перед выбором: сделать все самому, или же воспользоваться услугами специального агентства, которое занимается предоставлением услуг в данной сфере.

    В связи с тем, что в последнее время количество людей, которые предпочитают второй вариант, неуклонно растет, количество агентств, которые занимаются сервисом такого рода, также увеличивается. С одной стороны это хорошо, а с другой вовсю развивается процесс наполнения рынка услуг такого рода некачественными и недобросовестными подрядчиками. Так что даже если вы решили обратиться к специалистам – расслабляться еще рано. Для начала нужно выбрать компанию, а сделать это правильно не так просто.

    Читайте так же:  Как выбрать правильный торт

    Если вы занимаетесь выбором агентства, делать это нужно, руководствуясь следующими принципами:

  • знайте то, что нужно вам. В первую очередь, необходимо составить полную программу-минимум того, что вы будете требовать от своего подрядчика. С этим списком его нужно ознакомить при первой же личной встрече. Так и он сможет быстро сориентироваться относительно вектора работы с вами, и вы быстрее поймете, стоит ли доверять ему организацию торжества;
  • проверьте подрядчика. Если вас заинтересовала та или иная компания, стоит провести небольшое расследование, и выяснить о ней основные данные: работает ли она легально, как давно, сколько у нее клиентов, и какие она имеет отзывы. Если речь идет о маленькой и только открывшейся фирме – лучше не рисковать;
  • опыт. Очень важно, чтобы агентство имело большой опыт работы в данной сфере. Это поможет избежать множества неудобных моментов в дальнейшем, а также даст большое количество преимуществ. Все дело в том, что опытные и много лет работающее агентства наверняка имеют в своем штате проверенных и профессиональных ведущих, а также могут похвастаться наличием большого количества полезных профессиональных связей;
  • близость компании. Очень важно, чтобы само агентство располагалось не слишком далеко. Постоянный контакт как нельзя лучше отразится на качестве вашего взаимодействия, и как следствие, на качестве организуемого торжества;
  • коммуникабельность. Чем более коммуникабельными являются сотрудники, тем лучше. Это значит, что к своей работе они обеспечивают всесторонний подход, и поинтересуются мнением каждого отдельного клиента;
  • связи. Поинтересуйтесь фактом того, с кем именно сотрудничает агентство. Нельзя забывать о том, что организация практически всех вечеринок требует аренды ресторана, найма ведущего, автомобилей, и так далее. Если компания на регулярной основе сотрудничает с подобного рода заведениями – это очень большой плюс.
  • Выбирая агентство в соответствии со следующими критериями, сделайте так, чтобы, в конечном счете, у вас осталось два или три варианта. В таком случае вы гарантированно точно сможете подобрать идеального для себя подрядчика.

    Как выбрать агентство по проведению детских праздников и не ошибиться

    Первый и самый важный этап в организации детского мероприятия – это выбор компании-организатора. Серьезный подход и внимание к деталям помогут вам не допустить досадную ошибку и в полной мере воплотить мечту вашего ребенка о незабываемом празднике. В этой статье мы собрали ценные рекомендации, призванные ответить на вопрос о том, как выбрать агентство детских праздников грамотно.

    Event-агентства: на что обратить внимание?

    Выбрать креативную команду профессионалов из обилия предложений, с которым сталкиваются родители, – непростая задача. Мы рекомендуем руководствоваться следующими критериями для оценки профессиональной состоятельности агентства:

    • Опыт: узнайте, как долго организация присутствует на рынке, сколько мероприятий уже проведено. Но помните, фото, видео и отзывы клиентов расскажут об уровне профессионализма команды лучше цифр.
    • Команда: важно, чтобы аниматоры имели не только актерский талант, но и обладали навыками общения с детьми.
    • Костюмы и реквизит: мы выбираем агентство детских праздников, поэтому особое внимание следует уделить состоянию гардеробной костюмов и разнообразию реквизита.
    • Сценарии и шоу-программы: наличие авторских программ и возможность создать индивидуальный сценарий – серьезный аргумент в пользу компании.
    • Услуги: отдавайте предпочтение организаторам, предоставляющим полный комплекс праздничных услуг, сотрудничество с ними будет более удобным и выгодным.
    • Не жалейте времени! Изучите сайт компании, ведь истории, фотографии и видеоролики, опубликованные на нем помогут вам составить реальную картину и понять, чего ожидать от выбранного агентства.

      Как выбрать организатора детских праздников: советы

      Для того, чтобы получить ожидаемый результат и не допустить ошибку, следуйте простым рекомендациям:

    • Изучите отзывы о выбранной компании не только на официальном сайте, но и на сторонних ресурсах, например, в социальных сетях;
    • Ознакомьтесь с видеоотчетами прошедших мероприятий, чтобы составить собственное представление об уровне оказываемых агентством услуг;
    • Побеседуйте с представителем компании на предварительном этапе подготовки мероприятия, задайте все интересующие вас вопросы и оцените компетентность сотрудников лично;
    • Узнайте, какие гарантии дает организатор и куда обращаться, если что-то пойдет не так.
    • Уверены, наши рекомендации помогут вам найти ответ на вопрос как не ошибиться с агентством детских праздников и подарить незабываемый праздник своим детям!

      Подпишитесь на рассылку

      Вы будете получать только полезные знания. Обещаем, никакого спама

      Как выбрать праздничное агентство

      Бюджет праздника играет основную роль в организации мероприятия, но на услугах event-агентства не стоит экономить. Сотрудники, имеющие достаточный опыт в организации праздников, смогут сделать на ваши деньги достойные предложения. Главный признак хорошего профильного агентства – готовность эффективно работать с предложенным wish-листом в рамках бюджета. Работники специализированного праздничного агентства не будут навязывать очень дорогие услуги, а постараются выполнить все ваши требования, которые перечислены в wish-листе. Благодаря большому опыту работы, безупречному вкусу штатных сотрудников, экономный праздник будет выглядеть достойно, а все участники получат много позитивных эмоций и приятных впечатлений.

      Рекомендуется провести мониторинг профильных компаний, предлагающих услуги в этой сфере. Кроме того, для определения лучшего праздничного агентства нужно:

    • Составить wish-лист с основным перечнем ваших принципиальных пожеланий на планируемое событие.
    • Собрать соответствующую информацию в интернете, пообщаться с менеджерами, посмотреть цены.
    • Сделать анализ рынка профильных услуг, выделить лидеров, основных претендентов.
    • Посмотреть какие услуги предлагает фирма, отзывы заказчиков о каждой компании.
    • Выбрать из составленного списка претендентов не более 5 фирм с лучшими предложениями.
    • Отправить запросы на проведение тендера в каждую компанию, которая соответствует предъявленным требованиям.
    • Большое значение имеет опыт работы праздничного агентства в этом сегменте услуг. Стоит уделить внимание тем компаниям, которые занимаются подготовкой, организацией и проведением праздников свыше 5 лет. В успешных event-агентствах хранятся подборки фото и видео материалов о проведённых мероприятиях. На сайте профильных компаний, которые уже давно в этом бизнесе, должно быть много хороших или негативных отзывов. Залогом быстрого выполнения проекта является непосредственная короткая связь заказчика и исполнителя. Приоритет нужно отдавать компаниям, которые находятся в зоне досягаемости, чтобы при необходимости event-менеджер мог быстро прибыть на место проведения праздничного мероприятия.

      Прежде чем заключить договор с компанией, одержавшей победу в тендере, предложите им провести открытую презентацию. Там вы получите достаточно ясное представление о творческих способностях работников компании, определите необходимость проведения дальнейших переговоров. Проводить презентацию желательно не на территории вашей фирмы, а в офисе праздничного агентства. Во время презентации вы определите сильные и слабые стороны компании-претендента, преподношение и качество презентационных материалов. Посмотрите названия кейтеринговых фирм, поставщиков осветительного, музыкального и другого оборудования, которых event-агентство привлекает в качестве субподрядных организаций. Можно выяснить основные места проведения праздничных мероприятий, просмотреть список медийных ведущих, артистов, музыкантов, которых предлагают менеджеры. Увидев результаты законченных проектов, взаимоотношения сотрудников, рабочую атмосферу в офисе профильного агентства, получив много другой интересной информации, вы сможете принять окончательное решение о дальнейшем сотрудничестве с этой компанией!